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靠“效率工具”或“時間管理技巧”,你無法真正變得高效

文章類別:職業技能培訓發布時間:2020年3月1日點擊量:

如果你想快速地提升個人效率,那你應該貫徹的指導原則就是:少即是好(Less but better)。

大多數希望提高效率的人,他們的時間和精力,基本上都浪費在尋找各種價值不高的效率工具和愚蠢的時間管理技巧等方面。

這就好像一個作家,他沒有靜下心坐下來動筆構思寫作,反而耗費幾個小時去閱讀有關如何成為一名作家的文章和書籍。

我們總是會上癮般地去尋找各種效率工具與技巧,整理收藏的各種技巧技能也不計其數,但實際上真正使用的卻寥寥可數,所以到頭來,這些內容可能也沒有什么實際意義。

因此,你真正需要的,不是技巧與方法,而是更好的習慣。

如果真心希望讓自己變得更加高效,那你就可以參考以下四個從心理學角度提出的習慣建議,用來快速提升自己的專注與效率。

1. 不要想方設法去改掉拖延癥,你應該學會接受它

對所有人而言,我們都存在拖延的傾向。我們對于拖延的反應與做法,可能才是真正讓我們無法變得更高效的“罪魁禍首”。

實際上,存在拖延的想法是非常正常的,說它是健康的也不為過。拖延反映的是一種意識,它表達的是你內心對新奇事物和好奇心的渴望。無論你在某項任務或工作中多么投入,你時不時地還是會想把工作暫時在擱置一邊,去享受一些當下更令人舒適或有趣的事物。

那些總是掙扎于種種拖延癥困境之中的人,通常在對拖延癥的認識和感受方面,都存在非常不友好的批判態度。而這些不友好態度,基本上都是通過負面的自我對話呈現出來的:

我這是怎么了?!為什么我就不能振作起來,關注于自己想做的事情呢!

又來了!我真的希望自己不要再拖延下去了!

看看湯姆,他簡直就像一臺機器一樣,坐在那里專心地工作,完全不受其他事情所影響。我也希望能保持像他那樣的專注。

這種負面自我對話的問題在于,它會在你的體驗基礎之上增加你的負面情緒:除了能讓你感受到內心不想工作的想法,你還會對自己感到羞愧、失望甚至憤怒。

而在這種情況下,你的拖延癥可能會愈加嚴重,因為通過無價值的娛樂消遣來轉移自己的注意力,可能會讓你很快就忘記那些因負面自我對話而產生的負面情緒。

要想走出這種惡性循環,最根本的做法,就是要去改變并反思自己的拖延傾向。具體而言,我有以下四條建議:

留意觀察自己的拖延傾向。同時,關注自己在這種情況下是否存在一些不由自主的想法與感受。這種方法,叫做元認知(meta-cognition),即思考自己的思考。這種方法效果非常明顯,因為它可以讓你慢下來,同時還可以減少或者阻止你習慣性的負面自我對話。

客觀公正地歸類并接受自己的拖延傾向。你只需要承認自己感受到了自己的拖延傾向即可。但你需要讓自己知道的是,承認自己的拖延傾向,不等于你必須要立馬解決它。

驗證自己的拖延傾向。提醒自己,感受到自己的拖延傾向是正常的,而且存在拖延傾向的,又不止你一個人。如果這種提醒對你有幫助的話,你還可以回想,自己曾經在存在拖延傾向的情況下,仍然能夠出色完成工作的情況。這可以幫你增加自信與自我效能,從而讓你即便在有拖延傾向的情況,也能夠繼續保持工作。

允許你的拖延傾向與你共存。告訴自己,你愿意在工作的時候,允許出現拖延傾向。通過正面接受(而不是刻意回避)拖延傾向,你可以訓練自己的大腦將它視作至少是中性的事物,而不是一種威脅。這樣也可以減少你將來在遇到這種情況時它給你帶來的強度。

如果你總是習慣性地因為自己的拖延傾向而批評自己,你只會讓自己更難面對你的拖延傾向,而且還會不斷訓練你的大腦,讓它以后將你的拖延傾向當作是一種危險或威脅。這樣一來,你可能就更加無法去工作了。

2. 徹底排除各種數字干擾

如果你喜歡閱讀類似于本文這樣的效率主題文章,你可能自身存在控制點(locus of control)偏見。這即是說,你更愿意接受,無論是在思考、行為還是目標達成等方面,你自身實際上都想變得更加高效。

然而,導致我們拖延并且分散注意力的最大因素,往往都是自己所處的環境,特別是數字環境:

剛剛收到社交媒體軟件的通知

桌面突然彈出來的電子郵件

手機上昨天才下載安裝的最新款游戲應用

缺乏專注,并不一定就代表著,我們的意志力肌肉非常弱,它也許只代表著,你所處環境的干擾因素太強。而當你還沒有時間去考慮提高意志力或者自制力之前,你的注意力就直接受到干擾因素的影響,從而導致你無法專注于某項工作。

提高意志力,應該是你最后考慮的解決辦法。而最好的解決方案,應該是去改變你所處的環境,讓自己根本不需要通過提高意志力來保持專注。

在你坐下來專心工作之前,確保你自己已經有所準備,讓自己身處的環境有益于工作,能讓你保持高度集中。具體而言,我有如下3條建議:

第一,堅持“4點55分的習慣”。所謂“4點55分的習慣”,是一個幫助我減少干擾因素,讓我在最重要工作上保持專注的一個小技巧(因為我每天下午5點下班,在下午4點50分左右,我就可以基本做完當天的工作。于是,我最遲從4點55分就開始準備下班,從心態上走出工作模式,開啟家庭模式)。

我們之所以出現拖延傾向,通常都是因為在弄清自己將要做什么工作之前的準備工作導致的。打開郵件,搜索其中的某項計劃,就很可能會讓你陷入互聯網的深淵,等你想起來自己要做什么工作時,時間已經過去十分鐘甚至更久了。

我的這個小技巧,可以讓我在每天下班之前,花至少5分鐘簡單規劃第二天的工作安排,決定明天上班后要做的最重要的一兩件事,同時準備好明天需要使用的材料及工具,等到第二天上班后,你就很快可以進入狀態。

第二,將手機擱置在一邊。不可否認的是,雖然手機很好玩,但它卻是影響我們的專注力,導致我們出現拖延癥的最大因素。

我建議不要去試圖反抗,相比之下,最好關機(或者開啟勿擾模式),然后把它擱置在一邊。當我坐下來準備做非常重要的工作時,我會先把手機關機,然后把它放置在抽屜里。這即意味著,我無法收到任何通知,而且由于我看不到手機,所以它也無法來干擾我的工作。

此外,因為我知道它關機了,所以也人為地制造出了一種阻礙因素。畢竟,如果我真的想玩手機的話,開機也需要等待大約20秒。所以,一想到這樣,很多時候可能就沒有玩手機的想法了。

第三,將電腦設置為單任務模式。如今,基本上所有白領在工作時都需要用到電腦。然而,你也可以通過電腦做各種有趣的事情,從而大大地影響你的工作效率

我建議,在開始工作之前,只保留對你工作絕對有用的一兩個軟件,然后關閉其他所有的軟件。讓你的電腦只能做某一個任務,然后你就會發現,自己就相對更難以受其他因素干擾。

大部分數字干擾因素,實際上都會給人一種“有用、無害”的假象。所以,我們總是喜歡在工作的時候,保留這些數字干擾因素。

然而,在這些數字干擾因素的背后,有一種強有力的力量,把你拉向分散注意力和拖延癥的深淵。如果你竭盡全力去反抗和抵制這些干擾因素,你實際上只會浪費自己本該用于做最重要事項的時間和精力。

3. 養成深度工作習慣

在《深度工作:如何有效使用每一點腦力》(Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World)一書中,作者卡爾·紐波特(Cal Newport)提出了“深度工作”這個概念。

對于“深度工作”這個概念,紐波特是這樣定義的:

在無干擾的狀態下,專注于某種專業活動,使個人的認知能力達到極限。通過深度工作,你能夠創造新的價值,提升技能,而且難以復制。

深度工作,實際上可以理解為頭腦保持著巔峰狀態。

它像是你在接近十足潛力的情況下工作,讓你保持高效多產狀態,實現創意性的高質量工作成就。

但問題在于,保持深度工作,也容易耗神,所以你也很難保持這種狀態,而要想有規律性地保持深度工作,就更難了。因此,這個時候,我們就不得不提到習慣。

就深度工作而言,習慣可以解決兩大問題:

你不可能坐下來就期望自己能夠進入深度工作狀態,從而實現高效多產的工作成績。你必須要循序漸進地去實現這個結果。你需要訓練自己的大腦,讓它適應深度工作狀態,這和我們平常很容易受干擾的工作方式截然不同。

為了保持長期的深度工作狀態,你需要借助一套系統。如果你的同事總是干擾你的工作,或者你總是受到社交媒體的影響而出現拖延傾向的話,那你也很難實現并保持長期的深度工作狀態。

養成一個牢固的深度工作習慣,就可以很好地解決以上兩個問題。就養成深度工作習慣而言,我建議從以下四個方面著手準備。

保持一致的深度工作時間。理想狀態下,你應該在每周固定幾天的固定時間來養成這個習慣。比如,工作日到達公司后要做的第一件事。不管你做什么,你都要在那段時間內保持深度工作狀態。

深度工作時間由短至長循序漸進地增加。開始的時候,我建議你保證20分鐘的深度工作時間。一周以后,你可以增加至半小時。理想狀態下,你應該可以保持在45分鐘至一個小時內的深度工作狀態,期間不受任何干擾。

堅決和各種干擾因素說不。這一點,在前文中也有所提及。但重要的是,不要只注意那些干擾因素本身(比如關閉社交軟件的推送通知)。你應該做的是,竭盡全力去發現并解決那些干擾因素的源頭(比如把手機關機并且放在其它房間)。

追蹤管理進度,獎賞自己。為自己創建一個簡單的追蹤管理系統,讓你實時跟進進展,并及時地獎賞自己。我非常喜歡美國脫口秀喜劇演員杰瑞·宋飛(Jerry Seinfeld)的方法,在我完成深度工作后,我會在日歷當天畫一個圈,然后我每天的目標就是保持畫圈的動作,并且保證中途“不掉鏈子”。此外,我也會及時地獎賞自己。如果我做到了深度工作的話,我就會獎勵自己一杯咖啡。

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